Je bent een administratieve duizendpoot en speelt een essentiële rol in de ondersteuning van verschillende teams binnen ons hoofdkantoor. Je beheert uiteenlopende administratieve taken binnen de afdelingen Finance/Procurement, Bouw, Facility, ICT en Preventie. Binnen je job werk je ook nauw samen met leveranciers en externe partners.

Dankzij jouw organisatorische talent zorg je ervoor dat alles soepel verloopt. Naast je administratieve verantwoordelijkheden ben je het aanspreekpunt voor bezoekers en collega’s. Hoewel het onthaal slechts een klein onderdeel van jouw takenpakket is, weet je hen vriendelijk en professioneel te verwelkomen. Kan je dit ook in het Frans en het Engels, dan is dit mooi meegenomen! Je rapporteert aan de Manager Bouw & Facility en de Management Assistent en draagt bij aan een efficiënte werking van ons kantoor.

We vertrouwen je graag volgende taken toe:

• Je staat mee in voor het onthaal waarbij je onder andere volgende taken opneemt: telefonie, versturen van post, agendabeheer, ontvangst bezoekers, klaarzetten vergaderzalen en andere algemene administratie.

• Je beheert de raamcontracten van onze leveranciers en volgt alle wijzigingen hierin op. Je maakt contracten op voor bouwprojecten en voert online updates uit van lopende werfcontracten.

• Je staat in voor de controle van de leveranciersfacturen.

• Je maakt kwartaal-en maandrapporteringen op.

• Je vraagt energiesubsidies en groene stroomcertificaten aan en verzorgt de digitale input van de meterstanden.

• Je organiseert de brandopleidingen en evacuatieoefeningen en volgt de veiligheidsregisters op.

• Je doet de input van de uurroosters van de verschillende teams en maakt verslag op van vergaderingen.